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医院病例档案RFID管理系统



RFID技术应用于病案回收、编目、质控、反馈、借阅等流程中的工作内容,病例档案RFID系统管理具备存储量大、读取速度快,安全性高,病案示踪精确等优点,达到节省人力资源,提高工作积极性,实现病案精细化管理的目的。


1 系统原理


RFID技术是一种将载体、编码、识别、通信等技术基于一身的综合性自身识别技术。RFID技术主要是利用射频信号的空间耦合而实现的无接触式信息传递,不同物品能够传递不同的信息从而达到自动识别的技术。RFID技术与其他同类技术相比具有存储量大、读取速率快、读写距离远,穿透力强、使用寿命长,环境适应性好等特点。RFID系统应具备三个基本部件,RFID标签、若干RFID阅读器及后台计算机。RFID标签粘附在物体上发出射频信号,RFID阅读器实现标签信息采集和传回数据,读取的信息传至后台计算机,后台计算机分析传来的信息,管理整个标签系统的正常运行。将RFID技术运用于病案示踪系统,主要是在每一份病案上都粘上电子标签,在临床科室及病案室各部门使用位置安装阅读器,后台计算机与病案示踪系统端口相连接,病案管理人员可以通过示踪系统准确查询病案流程情况及位置,确认归档时间。


2 病例档案RFID管理应用


2.1 病案回收


科室当日出院的每一份病历经过科室一级质控后,总务护士贴上RFID电子标签后由物业统一送至病案室。病历送至装有RFID阅读器的病案回收室,病案管理员对回收病历进行登记,并与当日出院病人信息进行比对,得出有无未归档病案名单,及病案所在科室位置等信息详情。回收完成后,管理员可将病案示踪系统中病案信息统一标识为归档状态。


2.2 疾病编码


病案回收后由编码组工作人员进行疾病编码工作。在编码组办公室或办公电脑旁安装RFID阅读器,当编码员将病案归档至工作地点范围内,RFID阅读器不仅能示踪病案已进入疾病编目环节,甚至可以示踪到具体位置。编码员通过ID识别,判断当日需编目病案是否已归档至病案室,以便有效监督科室及时归档病历。编码员编目完成后,可一键统一将病案状态标识为已编码状态。


2.3 病案质控


编码员移交已编码完成的病案给质控员,病案通过安装有阅读器的质控办公室,质控员可以首先查询移交病案是否与当日出院病案数量相符,若不相符,通过示踪系统查询病案所在位置及其工作状态,然后对病案进行质控工作,并对病案状态信息进行标识。


2.4 病案反馈


病案整理装订完后,部分病案由于漏签字、漏项等原因需放进病案阅览室反馈柜,病案管理员可通过阅览室安装的RFID阅读器对反馈病案形成流通记录。由于反馈病案需临床医务人员进行整改,容易被拿至阅览室甚至病案室以外的地方,病案管理人员可通过后台数据监控反馈病案何时被带出阅览室,以便查找病案去向。


2.5 病案流通


临床科室及其他医技科室医务人员借阅、归还病历,通过对病案上RFID的统一识别,录入借阅科室、借阅人员、相关借阅理由,系统自动生成病案借阅、归还记录。


2.6 病案超期提醒


当日出院病历未归档至病案室,住院病人三天,死亡病人七天,将RFID后台计算机端口相连的病案示踪系统设置未归档提示,若病案超过规定期限仍未归档至病案室,临床科室医生登陆医生工作站后,系统将会弹出病案未归档提醒信息,病案管理员登陆示踪系统时同样也会弹出提醒信息;借阅病历,设置一周需归还提醒,若病案超出设置日期未归还至病案室,借出病案的管理人员登陆病案示踪系统时,系统将会弹出未归还提醒信息,以方便病案管理员及时读出借阅者归还病案。


3 病例档案RFID管理应用优点


3.1 提高工作效率


在二维码、RFID技术出现以前,病案管理员在病案回收、归档、借阅、归还都需要进行繁复的手工登记,核查时也需要翻阅繁琐的病案借阅记录,二维码扫描技术出现后,虽然不再需要手工操作,但是也需要逐本扫描病案首页上的条形码。现在RFID阅读器可以做到一次性读取所有病案标识信息,并且只要病案存在安装有阅读器的空间里,不论这本病历现在属于流通中任何阶段,管理员都可以精确地查询出病案的具体位置,缩短了手工查询的时间,并且将工作人员从烦琐的劳动力中“解放出来”,提高了工作的效率。


3.2 扩大存储量


使用RFID电子标签技术后,标签可以存储数兆字节的信息,存储容量比手工录入信息及二维码技术存储量大幅增加,解决了手工登记需要大量纸张资源的问题,大大节约了人力、物力成本;同时解决了二维码扫描技术存储信息量有限的问题。病管理员在各工作流程办公室布置好RFID阅读器的位置,就可以实现非接触式、多数量搜集档案信息。


3.3 增加安全性


RFID电子标签使用RFID标签读写器将运用多种方式加密过的信息进行反复擦写,信息的读取也必须有密钥才能解密,因此这种电子标签信息安全程度较高,难以复制。并且其识别工作无须人工干预、可工作于各种恶劣环境,也在很大程度上提高了其使用安全性。病案安全性问题是病案管理工作中的重点内容,RFID技术的加密功能很好地防范了病案示踪信息可能被篡改的危险。


3.4 实现数字化管理


当给病案贴上RFID标签后,病案的位置、状态(是否被借出)等信息就能够即时显示在系统中,便于精确判别病案处于回收、编码、质控、归档、反馈、借阅中哪一流程,并且可以直接判别病案回收时间、是否逾期回收、归档时间及是否超期归档记录等,让病案在一定的可控制范围内流通,确保病案流通的精确定位,保持病案的可获得性。随着高科技性技术的引入,改变了传统纸质档案记录的管理模式,提高了传统病案管理的工作效率,也在很大程度上避免了传统模式可能带来的工作漏洞,实现了病案的数字化管理。

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